Kilpailutuksessa kuvataan järjestelmälle asetettavat toiminnalliset ja laadulliset vaatimukset. Joskus työ tuntuu ylivoimaiselta. Vaatimuksia kertyy satoja, ja silti tuntuu siltä, että tässä ei ole vielä kaikki. Aina löytyy uusia.
Hyvä vaatimusmäärittely on analyysin tulos ja kattaa koko hankinnan kohteen. Ja vain sen. Lähtökohta on siis selkeä hankinnan kohde, joka kertoo, mitä liiketoimintaa järjestelmä tulee tukemaan. Toiseksi tarvitaan tavoitetilan visio ja kuvaus tavoitellusta liiketoiminnasta sekä toimintaympäristöstä. Näitä analysoimalla varmistetaan vaatimusten kattavuus. Jokainen vaatimus tulee olla myös jäljitettävissä lähteeseensä. Kun sitten vielä muistetaan, että vaatimus kuvaa järjestelmän kyvykkyyden (mitä järjestelmän tulee tehdä), eikä sitä, miten kyvykkyys toteutetaan (miten se sen tekee), vaatimusten määrä ei kasva pilviin.
Meillä on kokemusta siitä, miten vaatimusmäärittely tuotetaan niin, että lopputulos on analyyttinen, kattava ja tukee toimittajaa kilpailutukseen osallistumisessa sekä hankinnasta vastaavia toimittajien arvioinnissa.