Toiminnan kehittämisessä kuvataan nykytilan ja tavoitetilan prosessit ja analysoidaan näiden väliset erot. Näin saadaan selville prosessin kehittämiskohteet. Prosesseja voidaan hyödyntää myös siiloutuneiden toimintojen yhdenmukaistamiseen laatimalla yhteinen toimintamalli.
Usein organisaation osa (joskus jopa yksittäinen henkilö) kuvaa oman prosessinsa, ja tekee sen pieteetillä. Käytännössä prosessi on silloin työohjetasolla. Tällä tasolla tavoitetilan prosessin kuvaaminen on turhauttavaa – juuri sain nykyisen prosessikuvan aikaan vaivalla, pitäisikö tämä piirtää uudelleen, eihän tässä mikään muutu. Yhteisen toimintamallin aikaansaamisessa taas verrattaessa työohjetasoista prosessia toiseen työohjetasoiseen prosessiin, voidaan aina todeta, että ne poikkeavat toisistaan niin paljon, ettei niitä voi tavoitetilassa yhdistää.
Vastaus on kuvaustason nostaminen. Mutta se ei ole helppoa. Samoin se vaatii tavoitetilaa kuvattaessa sitä, että osallistujilla on näkemystä tavoitteista. Itsestään selvää? Ei aina. Me autamme teitä!